Yrittäjän ajanhallinta on paljon muutakin kuin ajan managerointia. Mutta hankalaksi sen tekee se, että yrittäjän päivään sisältyy niin paljon muutakin kuin pelkkää työn tekemistä. On tulipaloja, äkillisiä sairastumisia, yllättäviä yhteydenottoja ja sitten niitä surullisen kuuluisia teknisiä ongelmia.
Sisällyseluettelo
Yrittäjän ajanhallinta sisältää niin ennakointia, suunnittelua kuin uusien rutiinien luomista. Mutta mistä ihmeestä sitä aikaa kaikkeen tähän oikein löytyy? Siihen pureudutaan tässä blogitekstissä.
Kun omat kaksoseni olivat pieniä, jouduin todellakin miettimään, miten ennätän tehdä kaiken tarvittavan. Yksinhuoltajana minulla ei ollut sitä luksusta, että joku toinen olisi käynyt kaupassa tai siivonnut vaan kaikki kaatui harteilleni. Niinpä lähdin miettimään ajanhallintaa aivan uudesta kulmasta.
Yrittäjän ajanhallinta on paljon muutakin kuin ajan managerointia.
Aivan ensimmäiseksi listasin kaikki avoinna olevat tehtävät ja kategorioin ne siten, että ne kattoivat kaikki elämäni osa-alueet aina kotin siivouksesta, pölyjen pyyhkimisestä lasten terapiakäynteihin ja kaupassa käyntiin. Sen jälkeen mietin, mitkä ovat kaikista tärkeimpiä tehtäviä ja priosioin niitä aina jokaiselle päivälle. Sen jälkeen pyöräytin yritystoimintaan liittyvät akuuteimmat tehtävät ja lopuksi ne tehtävät, jotka vievät yritystäni eteenpäin pitkällä aikajänteellä.
Lopputulos oli jokseenkin mielenkiintoinen. Päivät täyttyivät tehtävistä ja tuntui, että tehtävälista ei lopu koskaan. Koska eihän se koskaan lopu. Aina löytyy jotain pientä fiksattavaa siellä tai täällä. Mutta siitä lähdettiin. Vuosien aikana olen kehittänyt ja optimoinut tätä järjestelmää siten, että jokaiselle päivälle on vain kolme tärkeintä tehtävää. Koska omat kaksoseni ovat jo aikuisia, lastenhoitoon liittyvät tehtävät ovat poistuneet listalta.
Ajanhallinta tarvitsee siis ennakointia ja suunnittelua mutta ennen sitä kaikki tehtävät täytyy läväyttää auki. Ja niitä tehtäviä muistuu matkan varrella aina vain lisää. Mutta se ei haittaa. Koska kun tämän työn kerran tekee, lopusta tulee sitten helpompaa. Tehtävien tekeminen nopeutuu, ajanhallinta tehostuu ja multitaskaus vähenee. Aikaa jää jopa palautumiselle, joka on myös erittäin tärkeää.
Työkalut joita itse käytän ajanhallintaan
Vuosien aikana olen opetellut erilaisten työkalujen käyttämistä ajanhallinnan tehostamiseksi. Yksi parhaiten minulle toimivimmista työkaluista on tomato timer. Siihen voi määritellä teenkö töitä 25 minuuttia vai 45 minuuttia kerrallaan, onko tauko 10 vai 15 minuutin mittainen ja kuinka monta “slottia” teen töitä ennen kuin yksi pidempi tauko pidetään.
Käytän puhelimessani BeFocused appia (ilmainen versio riittää) ja määrittelen yhden työslotin pituudeksi 45 minuuttia, on uskomatonta miten paljon ennätän tehdä töitä ennen kuin puhelin hälyttää ajan päättymiseksi. Sitten 10 minuutin tauko, pieni liikunta ja vesilasin juonti ennen seuraavaa työslottia.
Mutta vaikka tomato timer toimii, se ei silti poista koko ongelmaa. Mihin tehtävään kannattaa keskittyä. Tähän minulla on toinen ohjelma, jonka olen kehittänyt aivan itse. OCM OS kertoo minulle joka aamu, mitkä ovat sen päivän tärkeimmät 3 tehtävää, jotka aidosti vievät minua kohti asettamaani tavoitetta. Se muistuttaa minua, jos en tee annettuja tehtäviä ja pitää huolen siitä, että kuljen joka päivä kohti asettamaani tavoitetta.
OCM OS on kehitetty yrittäjille, jotka eivät halua täyttää päivää lukemattomilla päätöksillä vaan haluavat keskittyä siihen, mikä oikeasti vie heitä eteenpäin. Jos sinulla on vähintään yksi digitaalinen tuote tai palvelu, vuosiliikevaihtosi on vähintään 20 000 euroa ja haluat tehdä vähemmän päätöksiä, säästää aikaa ja silti kulkea eteenpäin kohti tavoitettasi, tutustu ohjelmaan täällä.
Vähemmän päätöksiä, enemmän tuloksia
Moni ajattelee, että yrittäjän suurin ongelma on ajan puute. Omasta kokemuksestani ongelma on kuitenkin usein päätösten määrä. Jo ennen kuin varsinainen työpäivä ehtii kunnolla alkaa, yrittäjä on tehnyt kymmeniä pieniä päätöksiä siitä, mitä pitäisi tehdä seuraavaksi. Juuri siksi pelkkä tomato timer ei yksin ratkaise ongelmaa. Se auttaa keskittymään yhteen tehtävään, mutta ensin täytyy vielä tietää, mikä tehtävä on juuri tänään tärkein.
Minulle toimivin ratkaisu on ollut yhdistää nämä kaksi asiaa. OCM OS auttaa valitsemaan päivän kolme tärkeintä tehtävää ja tomato timer auttaa keskittymään niihin ilman jatkuvia keskeytyksiä. Kun suunnan miettii vain kerran ja sen jälkeen tekee rauhassa yhden asian kerrallaan, työpäivät tuntuvat huomattavasti selkeämmiltä. Samalla myös ajanhallinta muuttuu helpommaksi, koska aikaa ei enää kulu jatkuvaan tehtävästä toiseen hyppimiseen.
Aloita tästä
Selkeämpi tapa johtaa yritystäsi
“Mistä ihmeestä aloitan?”
on kysymys, jota sinun ei tarvitse enää jatkossa kysyä.
OCM OS näyttää joka aamu, mitä kannattaa tehdä, missä järjestyksessä ja miksi juuri se vie yritystäsi eteenpäin.
Päivä ei enää ala kahdenkymmenen asian yhtäaikaisella huudolla. Se alkaa selkeästä suunnasta ja ensimmäisestä tehtävästä.